فـن إدارة الـوقـت

كتبت: رويدا عبد الفتاح

 

الوقت هو أحد أكثر ممتلكات الحياة قيمة، لأنه شيء لا يمكن الحصول عليه مرة أخرى، لذا فإن إدارة الوقت هي فن، يقلل من التوتر ويحسن نوعية الحياة بشكل عام، ويخصص الوقت المناسب للأنشطة الصحيحة.

• تعريف إدارة الوقت:

 

تشكل الإدارة والوقت معًا وحدة متكاملة؛ لأن الوقت هو الوسيلة التي تتخذها الإدارة؛ من أجل استكمال عملها وتحقيق أهدافها بطريقة منظمة وفعالة، وبما أن الوقت مُحدد بالفعل، فمن الضروري التطرق إلى تعريف إدارة الوقت، حيث تم تعريفها بعدة طرق، لكن جميعها اتفق على أنها تهتم بإنجاز المهمة بكفاءة، مع ضمان وسائل أفضل بتكلفة أقل؛ من أجل تحقيق الأهداف المرجوة.

• أهمية إدارة الوقت

 

تنعكس أهمية إدارة الوقت في عدة جوانب، أهمها ما يلي:

 

– تُعتبر من المداخل الهامة، والفعالة لنجاح المؤسسات، وتطوير التنمية، وتحقيق الأهداف بشكل فعال.

 

– تؤدي إلى تحقيق الأهداف، من خلال الرضا، والامتاع، والكفاءة، حيث توفر بُعدًا تنمويًا للعاملين والوظائف.

 

– يعتبر عنصرًا مهمًا وضروريًا، لأنه يرتبط بجميع عناصر الإدارة مثل اتخاذ القرار، والرقابة، والتخطيط وما إلى ذلك.

 

– تؤثر على كيفية استخدام الموارد الأخرى، حيث إن الوقت عامل مؤثر على حيوية وأهمية الإدارة.

 

– يساعد على تحديد اتجاه المديرين تجاه العمل، والقيم التي يؤمنون بها، والطرق التي يستخدمونها في الإدارة.

 

• نصائح تساعدك على إدارة وقتك:

 

– ستساعدك الخطة اليومية أو الأسبوعية على إدارة وقتك بشكل أفضل.

 

– قم بتقييم ما أنجزته وفقًا لهذه الخطة من خلال إجراء مراجعات أسبوعية.

 

– استخدم أدوات التقويم التي تساعدك على التنظيم، سواء كان ماديًا أو إلكترونيًا.

 

– ركز فقط على مهمة صغيرة واحدة تُكملها، لأن ذلك سيزيد من إنتاجيتك.

 

– قل “لا” للمُشتتات والمهام الإضافية، التي تأتي على خطتك وتفسدها.

 

– حدد أولوياتك وامنح الأهمية القصوى فقط لثلاث مهام يوميًا، أو مهام فرعية أخرى أو مهام أقل أهمية.

 

– اتبع مبدأ تفويض بعض المهام الأقل أهمية، والتي ستساعدك على تخصيص وقت لنفسك.

 

– حدد فترات راحة كافية في جدولك، ولا تتبع نمط السهر وقلة النوم باستثناء المهام العاجلة وطويلة الأجل.

 

– قسّم وقتك بين المهام العاجلة وغير العاجلة، بحيث يتضمن يومك هذه المهام حتى لا تشعر بالتوتر طوال اليوم.

 

– يجب عليك توفير بيئة تساعدك على التركيز خلال ساعات العمل، حتى تتمكن من إكمال عملك بكفاءة، وفي وقت أقل.

 

 

• تقنيات أساسية تفيدك في إدارة وقتك

 

1. اصنع لنفسك قائمة مهام

 

قد لا يبدو إنشاء قائمة مهام طريقة رائدة، لكنها من أهم الأشياء التي تتيح لك أن تكون أكثر إنتاجية في وقتك، بما في ذلك المهام السريعة والعاجلة التي يمكن تأجيلها وما إلى ذلك.

 

2. ترتيب أولويات المهام الخاصة بك

 

إذا كانت كتابة قائمة مهام هي الخطوة الأولى لإدارة وقتك بشكل أفضل، فإن الخطوة التالية هي تحديد أولويات مهامك. بدون مُبالغة، إنك ستؤدي الكثير من الأعمال التي ليست لها قيمة أو معنى.

 

3. ركز على عملك

 

يتعامل الكثير منا مع وظائف متعددة في نفس الوقت، ظناً منهم أننا سننجز الكثير، لكن العكس صحيح. نحن نعمل بشكل أكثر فاعلية عندما نركز على شيء واحد في كل مرة.

 

4. راقب وقتك

 

لتحقيق أقصى استفادة من وقتك، تحتاج إلى فهم كيفية استخدامه فعليًا، ثم مراقبته أولاً للتأكد من أنك ملتزم برؤية مدى تقدمك في إطار جدولك الزمني المحدود.

• مضيعات الوقت

 

يميل الناس إلى إضاعة وقتهم في أشياء غير مهمة بدلاً من التركيز على الأشياء الأكثر أهمية في العمل، ويضيع الكثير من الوقت. يميل الأفراد إلى الاعتقاد بأن الأمور المضيعة للوقت تستغرق وقتًا قصيرًا، ولكن إذا تم جمعها معًا، فسيتم إهدار الكثير من الوقت، ومن هذه الخسائر ما يلي:

 

– هاتف ذكي:

 

من المعروف أنه إذا ما تم استخدامه بشكل صحيح، يمكن أن يضيع أيامًا وأسابيع من وقت الفرد.

 

– زيارات كثيرة جدًا:

 

سيكون مضيعة للوقت، وهنا ينشأ سحر كلمة رفض هذه المداخل، إذا لم تكن مهمة، ولكن بطريقة مهذبة.

 

– الاعتماد على الذاكرة:

 

قد يعتمد الكثير من الأشخاص على ذاكرتهم بدلاً من تدوين الملاحظات، وهذا ما يُضيع وقتهم في استرداد المعلومات أو حتى فقدانها.

 

– عدم إعداد خطة:

 

كثيرًا ما يُسأل “لا أعرف من أين أبدأ”، وهي عبارة يمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً إذا لم تضع خطة قريبًا.

 

– تأجيل إنجاز العمل:

 

يُعد التأجيل من العادات السيئة، التي يجب أن يتخلص منها كل فرد يُريد أن يتعلم فن إدارة الوقت، فهي تراكم المهام وتهدر الوقت.